Professionssekretær-maskinskriver

Skrivemaskiner forsvandt fra brug og gik på museet, men behovet for en person, der samler dokumenter, lægger dem i de rigtige mapper, møder besøgende og besvarer telefonopkald er ikke gået nogen vegne. I artiklen vil vi fortælle dig om erhvervet som "sekretær-typist" i den moderne verden - dets funktioner, krav og hvor sådanne specialister er nødvendige i dag.

En maskinskriversekretær er en af ​​de yngre sekretærstillinger. Selvom denne specialist i dag ikke længere arbejder på en skrivemaskine, men på en computer, blev navnet bibeholdt ikke kun af tradition, men også for at understrege arbejdets udførende karakter. (i modsætning til de administrative og sekretærstillinger af højere rang - assisterende leder, sekretær-assistent, fuldmægtig, kontorchef).

Oplysninger om erhvervet, udførte opgaver er indeholdt i to dokumenter:

• "United kvalifikationsopslagsbog over stillinger for ledere, specialister og andre medarbejdere" - forkortet EKS (tidligere kaldet ETKS);
• faglig standard "Specialist i organisatorisk og dokumentarisk ledelse af organisationen."

Prioriteten for ansøgning er den faglige standard. Den er tilpasset det moderne markeds specifikationer, indeholder en mere komplet og detaljeret beskrivelse af arbejdsfunktioner.

Den faglige standard klassificerer sekretær-maskinskriverens stilling til 3. kvalifikationsniveau - det vil sige, at hendes opgaver indebærer kontrol af arbejdet af en senior specialist, et minimum af selvstændige beslutninger og ledelsesfunktioner.

Sekretær-maskinskriverens hovedopgave er et sæt tekster og dokumenter, reproduktion og systematisering af information efter en skabelon (scanning, kopiering, genprint af dokumenter, udfyldelse af standardformularer, sortering af korrespondance, registrering af ind- og udgående dokumenter).

Som ethvert erhverv har professionen som maskinskriversekretær sine egne karakteristika:

• arbejdet er præget af en ret stressende karakter, samtidig med at medarbejderen skal kunne udføre monotont skrivearbejde og kommunikere med mennesker, være virksomhedens ansigt og stemme.
• der er ingen rigid liste over opgaver - sekretæren udfører forskellige ordrer af lederen;
• denne stilling er en fremragende start på en karriere og en mulighed for at få erfaring, der er nyttig for en fremtidig leder;
• værket betragtes som kvindeligt (dette afspejles endda i titlen), selvom mandlige sekretærer ikke er mindre efterspurgte;
• den vigtigste færdighed er at opbygge relationer med teamet korrekt, og slet ikke hastigheden på at skrive.

På baggrund af de generelle krav i den professionelle standard udvikles en intern jobbeskrivelse i hver organisation - hoveddokumentet, der regulerer medarbejderens rettigheder og forpligtelser.

Det er i dette dokument, at listen over funktioner, der udføres af en medarbejder i en bestemt organisation, bestemmes. I en typisk instruktion kan funktionaliteten blot gentage de tilsvarende bestemmelser i standarden (tidligere blev afsnittet "Ansvar" ofte helt kopieret fra CEN). Normalt har instruktionerne følgende punkter:

• udskriver forskellige materialer i retning af hovedet;
• organiserer telefonsamtaler af hovedet.

Om nødvendigt kan punkterne specificeres, specificeres, og ansvarsomfanget kan udvides eller indsnævres i forhold til standarden, hvis organisationens særlige forhold kræver det. For eksempel, for sekretær-maskinskriveren på skolen, kan point angives, at hun organiserer udstedelse af certifikater, der bekræfter arbejde eller studier på skolen, fører et register over elever. Og i en kommerciel virksomhed kan det være bestemmelser om at føre rejsedagbog over kurerer og udstede relevante certifikater.

Den faglige standard fastlægger minimumskravene for udnævnelse af en maskinskriver - hertil er en komplet ungdomsuddannelse tilstrækkelig.

Specialiserede kurser vil være en ekstra fordel. Desuden begrænser hverken CEN eller den professionelle standard på nogen måde kravene til certifikatet for gennemførelse af sådanne kurser. Derfor kan du vælge et hvilket som helst uddannelsesprogram for sekretærer fra en enorm liste af forslag fra offentlige og private uddannelsescentre.

Selvom maskinskriveren ikke kræver seriøs uddannelsesbaggrund og akademisk viden, har hun brug for et stort sæt praktiske færdigheder:

• selvsikre computerfærdigheder, viden om kontorprogrammer, evnen til at arbejde med kontorudstyr, læsefærdigheder, hurtig skrivehastighed;
• evne til at arbejde med dokumentation inden for rammerne af deres kompetence - at kende reglerne for udarbejdelse af standarddokumenter, serviceskrivelser, regler for sortering og registrering af korrespondance og andre dokumenter;
• udviklede kommunikationsevner, evnen til at opbygge relationer med partnere, kunder, medarbejdere, viden om etik og etikette for forretningskommunikation, regler for at arbejde med fortrolige og proprietære data;
• kendskab til regler for arbejdet.

En specialist skal ikke kun have faglige færdigheder, men også visse personlige egenskaber: han skal være selvsikker, høflig, følelsesmæssigt stabil, være i stand til hurtigt at navigere i situationen, løse konflikter, arbejde både i multitasking-tilstand og i rutinemæssig arbejdstilstand, have høj selvorganisering, opmærksomhed, ansvar.

Tidligere arbejdede maskinskriversekretærer i maskinbureauer. I dag er denne specialists arbejde mest efterspurgt i følgende organisationer:

• i statslige, administrative strukturer;
• i uddannelsesinstitutioner (skole, college, universitet);
• i advokatfirmaer, private advokater, notarer;
• i arkiverne.

Også en ledig stilling kan åbnes i enhver anden organisation. Samtidig kan stillingen i private virksomheder ikke blot kaldes sekretær-maskinskriver, men også sekretær-administrator, sekretær i receptionen, sekretær.