Professionssekretær

På kontoret for næsten enhver moderne virksomhed indtager sekretæren en særlig plads. Dette er en specialist, der hjælper med at holde organisationen organiseret og kørende. Faktisk er det et mellemled mellem lederen, medarbejdere, samarbejdspartnere og kunder. Som regel er det ikke svært at få denne stilling - en videregående uddannelse og omfattende erhvervserfaring er ikke altid påkrævet. Og du kan opbygge en god og interessant karriere i fremtiden, hvis du udfører dine opgaver effektivt og ansvarligt.

Sekretærfaget har været nævnt siden det antikke Roms dage. Ifølge historikere blev sådanne arbejdere hyret af patriciere og adelige eller blot rige borgere i landet. Mænd fra de lavere klasser med en god uddannelse blev ansat som sekretærer. På det tidspunkt omfattede sådanne arbejderes opgaver kontorarbejde, korrespondance og ofte økonomi og endda arbejdsgiverens hemmeligheder.

I Rusland optrådte sekretærstillingen i 1720 takket være Peter I. Der blev stillet strenge krav til erhvervet - uddannelse, godt kendskab til love, forståelse for alle finesser og detaljer. Stillingen som personlig sekretær har været efterspurgt siden 1840 - mange ledere af forskellige virksomheder har ofte brug for en personlig assistent.

Den moderne profession som en sekretær er ofte en reception og organisatorisk arbejde på kontoret - hjælper ikke kun lederen, men kolleger og besøgende.I dag betragtes sekretæren som virksomhedens ansigt, og ud fra hans eller hendes udseende bedømmer de besøgende soliditeten i hele virksomheden. I dag betragtes dette erhverv som overvejende kvindeligt på grund af dets særlige forhold. Under udviklingen af ​​professionen er der dannet flere retninger for sekretariatet afhængig af specialiseringen.

• Kontorsekretær (kontorleder). Ansvaret er omdeling af telefonopkald, møde gæster, efterlevelse af instruktioner fra ledelsen og sikring af kontorets stabile funktion (bestilling af papirvarer, vand mv.). For at opnå en stilling behøver en medarbejder ikke en specialuddannelse. I karrierestigen er denne position ofte startpositionen.

• Sekretær-assistent. Stillingen ligner en kontorchef, men mere ansvarlig og kompleks. Her vil ansvaret være udarbejdelse af designløsninger, redigering af dokumenter, udarbejdelse af tekster til lederens taler ved forskellige arrangementer, samt delvis kontrol med arbejdet hos organisationens medarbejdere. At opnå en sådan stilling kræver specialundervisning (kurser, træningscenter).

• Personlig assistent for lederen. Denne stilling anses for hæderlig. En sådan assistent skal opbygge relationer til ledelsen og skabe en atmosfære af tillid. For at udføre opgaver har du brug for viden om fagets særlige forhold, det grundlæggende i kontorarbejde, stressmodstand og selvtillid. Arbejdet består normalt i løsning af organisatoriske og administrative problemer.

Ud over disse erhverv er der flere specialiseringer med snæver specificitet.

• Ekspedient. En medarbejder, der tilrettelægger dokumentation, udarbejder fakturaer, registrerer ind- og udgående korrespondance, danner et arkiv.
• Sekretær-oversætter. Ud over grundlæggende ansvar kræves et højt kendskab til et fremmedsprog. Medarbejderen deltager i forhandlinger med udenlandske samarbejdspartnere.
• Retssekretær. Medarbejderen tjener i retten, kontrollerer personers deltagelse i møder, fører referat af høringen, udarbejder retsakter og udfører forskellige dommerordrer.
• teknisk sekretær. For at udføre opgaver skal du kende den "blinde" skrivemetode, besvare telefonopkald og kunne arbejde med kontorudstyr.

Yderligere karakteristiske træk ved det moderne erhverv er:

• forretningskorrespondance;
• høj hastighed for at skrive "blind" metode - uden at se på tastaturet og bruge alle 10 fingre;
• evnen til at bruge en række forskellige kontorudstyr;
• evnen til at organisere dokumentation (korrespondance, arkiv).

Fordelene ved erhvervet omfatter følgende:

• der er ingen fysisk aktivitet;
• der er mulighed for at opnå vigtige kommunikationsevner og skabe nyttige forbindelser;
• der er ingen grund til at have et speciale for at få et job;
• arbejde under behagelige forhold;
• i nogle tilfælde kan du bruge kontorudstyr til personlige formål (kopimaskine, scanning);
• nogle gange er det muligt at kombinere studie og arbejde.

Som i ethvert andet erhverv har sekretærstillingen sine ulemper:

• konstant at være i syne af ledelsen;
• dagligt fejlfrit udseende (især vigtigt i store virksomheder);
• lignende opgaver og rutinearbejde (ofte typisk for små organisationer);
• arbejdet er ofte stressende;
• opfyldelse af personlige ordrer fra myndighederne, der ikke er relateret til arbejde;
• der er sjældent mulighed for selvrealisering;
• driftstilstanden kan være uregelmæssig.

Udviklingsperspektivet for sekretæren er ofte tvivlsomt. Nogle ledere har ikke travlt med at miste en god medarbejder og overføre ham til en anden stilling.Andre er forstående og ofte forfremmet til ansvarlige, hårdtarbejdende og professionelle arbejdere.

Et dokument, der er designet til at regulere en medarbejders rettigheder og pligter, er en jobbeskrivelse, det er lige så vigtigt for sekretæren og for ledelsen. Den indeholder rettigheder og forpligtelser for begge parter i ansættelsesaftalen, hvilket gør det muligt at bruge det som et værktøj til effektiv koordinering af produktionsprocesser.

Der er ingen enkelt instruktionsform, så du kan sammensætte den ved hjælp af en færdig skabelon eller udvikle dit eget dokument. Ved udarbejdelsen af ​​dokumentet er det vigtigt at tage højde for, at sekretærer i hver virksomhed udfører forskellige funktioner på trods af det samme grundlæggende arbejde.

Stillingsbeskrivelsen bør udarbejdes under hensyntagen til den faglige standard og indeholde følgende hovedafsnit.

• Generelle bestemmelser.
• Funktioner.
• Jobansvar.
• Rettigheder.
• Et ansvar.

Ud over hovedansvaret er det tilladt at indføre yderligere funktioner i jobbeskrivelsen under hensyntagen til specialisering. Så instruktionerne fra en kontorist, teknisk sekretær, militær eller videnskabelig sekretær vil indeholde lignende grundlæggende sekretærfunktioner, men adskiller sig i specialiserede opgaver, der skal angives i dokumentet.

I klassisk forstand kan følgende funktioner tilskrives sekretærens hovedforenede opgaver:

• sikrer lederens administrative aktiviteter;
• udfører forretningskorrespondance, herunder opkald og e-mails;
• accepterer og videredistribuerer korrespondance, forbereder og sender svar på modtagne breve;
• indsamler og behandler de oplysninger, der er nødvendige for lederen, leverer kontorarbejde;
• accepterer dokumenter fra medarbejdere til videre overførsel til ledelsen til underskrift og gennemgang;
• forbereder møder, møder og konferencer, fører deres referater;
• køber papirvarer og andre produkter, der er nødvendige for at sikre, at kontoret fungerer gnidningsløst;
• løser organisatoriske opgaver til modtagelse af medarbejdere og besøgende;
• udfører andet arbejde relateret til stillingen.

Derudover kan opgaver blive:

• kontrol over udførelsen af ​​ordrer og ordrer;
• scanning og kopiering af dokumentation;
• annullering eller udsættelse af frister;
• booking af billetter og hotelværelser;
• udarbejdelse af rapporter om rejseudgifter;
• tilberedning af drinks og lækkerier til gæster.

Sekretæren på arbejde skal ofte og meget kommunikere med forskellige mennesker, så en god specialist skal opfylde følgende krav:

• pænhed;
• nøjagtighed;
• velvilje;
• en talekultur;
• selskabelighed;
• mangel på dårlige vaner.

Da sekretæren er virksomhedens "ansigt", er medarbejderens behagelige fremtoning et væsentligt kriterium. Det er vigtigt at bemærke her, at vi taler om en følelse af stil og tilstedeværelse af smag, og ikke om et modeludseende. Kvinder bliver ofte sekretærer, fordi de anses for at være mere fleksible, stress-resistente og i stand til at skabe en hyggelig atmosfære på kontoret.

Det særlige ved sekretærarbejde er regelmæssigt at hjælpe lederen med at drive forretning. Af denne grund er sådanne faglige egenskaber ekstremt vigtige:

• et ansvar;
• punktlighed;
• opmærksomhed;
• diligence;
• indlæringsevne;
• organisation.

For at få et job som sekretær behøver man ofte ikke en videregående uddannelse, gennemførte specialiserede kurser er ganske velegnede. Den viden opnået inden for psykologi, hurtiglæsning og stenografi vil være nyttig. Den grundlæggende viden om sekretærfaget kan opnås på specialiserede gymnasier. En sådan uddannelse er tilgængelig for dem, der har dimitteret fra 9. eller 11. klasse i skolen, og vil tage 1-3 år, afhængigt af den eksisterende ungdomsuddannelse.

Hvis valget faldt på en velrenommeret virksomhed, så er det vigtigt at få en specialiseret uddannelse. For eksempel er der under Udenrigsministeriet i Den Russiske Føderation et træningscenter, der træner sekretærer. Centret lærer eleverne computerfærdigheder, det grundlæggende i kontorarbejde, forretningsetik og etikette og engelsk. Da indenlandske universiteter ikke tilbyder uddannelse i sekretærarbejde, har kandidater med eksamensbeviser i filologi, kommunikation, psykologi og andre lignende områder en fordel. Nogle virksomheder tilbyder uddannelse til kandidater, de er klar til at rekruttere.

Du kan arbejde som sekretær i en velrenommeret organisation, i en lille virksomhed og i en offentlig myndighed, for eksempel på en skole eller et universitet. I dag har næsten enhver leder brug for sekretærer eller assistenter. Sekretærens stilling er indhyllet i forskellige myter - nogle taler om at starte en interessant karriere i dette fag, mens andre hævder, at der praktisk talt ikke er nogen forfremmelse.

Faktisk afhænger karrierefremskridt i høj grad af personlige egenskaber. Initiativ og hårdt arbejde vil hjælpe dig til at flytte til en højere stilling i virksomheden, for eksempel først som assisterende leder, og derefter blive leder. Den videre udvikling i virksomheden vil være i hænderne på specialisten selv.

I starten af ​​en karriere er det svært at regne med en høj løn. Arbejdsgivere tilbyder normalt arbejdere uden erfaring en løn på 15.000-20.000 rubler. afhængig af bopælsregion. I store byer er lønningerne normalt højere. Den gennemsnitlige løn for en erfaren medarbejder er 30.000-45.000 rubler. på tværs af Rusland. Specialister med højere kvalifikationer, for eksempel personlige assistenter til ledere og assistenter, tjener 60.000-80.000 rubler.