Eisenhower Matrix - Brug af tiden rigtigt

I vores vanvittigt hurtigt udviklende tidsalder ser det ud til, at tiden ikke bare går, men flyver med et supersonisk flys hastighed. I sådan en cyklus af begivenheder og dage, fyldt med en masse af affærer og planer, kan vi ofte ikke realisere engang halvdelen af ​​det planlagte. Og jeg vil gerne være i tide til alt. Hvordan man bruger tiden korrekt ved hjælp af Eisenhower-matricen, vil vi overveje mere detaljeret.

Tid er alt, hvad vi har. Godt eller dårligt, vi lever vores liv, afhænger direkte af, hvordan og af, hvad vi bruger den tid, vi har fået tildelt. Og dem, der drømmer om at kunne gøre meget på deres vej, lærer som regel at forvalte deres tid effektivt. Time management (time management) er intet andet end planlægning. Det er det, der hjælper med at holde op med at bekymre sig om den bitre følelse af, at tiden er knap, at den mangler i den grad, og derfor ikke er tid til at gøre noget.

Engang tog den berømte amerikanske militære og politiske leder Dwight David Eisenhower, som også var USA's præsident, for alvor søgen efter en løsning på problemet med effektiv planlægning. Og det lykkedes ham at finde en løsning på dette problem, han kom endda med sin egen tidsstyringssystem.

Det skete bare sådan, at den menneskelige hjerne lettere og bedre opfatter struktureret information, det vil sige bragt ind i et bestemt system, opdelt i hylder. Samtidig ville det være rart at visualisere disse hylder, for at gøre dem visuelle, for eksempel ved hjælp af en form for diagrammer eller diagrammer.Det er dette princip for fordeling af sager, der ligger til grund for Eisenhower-matricen, som er en af ​​de førende metoder i teorien om effektiv tidsstyring.

Visualisering af planen for anliggender og handlinger ved hjælp af matrixen er meget enkel. Tegn en firkant på papir, del den med to vinkelrette linjer i fire lige store marginer. Du bør få et vindue med et gitter i form af et kryds. Disse felter vil opdele dine anliggender i 4 grupper, som hver vil afhænge af tegn på vigtighed / ligegyldighed og uopsættelighed / ikke haster. Felterne dannet fra skæringspunktet mellem linjer kaldes kvadranter (et matematisk begreb) og betegnes som følger:

• Kvadrant A (vigtige og presserende opgaver);
• B-kvadrant (vigtige, men ikke presserende opgaver);
• S kvadrant (ikke vigtige, men presserende opgaver);
• Kvadrant D (uvigtige og ikke-hastende opgaver).

Eisenhower Matrix har både fordele og ulemper. Lad os beskrive begge dele og begynde med fordelene.

• På trods af dets navn "matrix", som antyder noget komplekst, er systemet faktisk meget let at forstå og anvende uden besvær.
• Cases, mål og mål er kun opdelt i 4 kategorier, dette hjælper til bedre at navigere i dem.
• Fordelingen af ​​opgaver efter kriterierne for uopsættelighed og vigtighed giver dig mulighed for at skubbe ikke-hastende og uvæsentlige sager i baggrunden og dermed sætte vigtige og presserende frem i forgrunden. Sådan foregår analysen og filtreringen af ​​sager. Dem, der slet ikke skal bruge tid på, bliver elimineret.
• Den største fordel er, at matricen gør det muligt at gøre tidsforbruget så effektivt som muligt, hvilket igen gør det muligt at gennemføre alt til tiden.

Der er også ulemper ved dette system.

• Matrixen er ineffektiv i langsigtet planlægning. Det er velegnet til at gøre aktuelle anliggender eller dem, der er beregnet til den nærmeste fremtid.
• Når der ikke er daglige mål, er der ingen grund til at anvende et sådant system.
• For at bruge matrixen effektivt skal du hurtigt og præcist fordele mål i grupper. For at gøre dette er det nødvendigt at forstå, hvilke af dem der kan tildeles den "vigtige" grad, og hvilke mål er ikke særlig vigtige, som skal afsluttes omgående, og hvilke er valgfrie. Sådan træning tager tid, det vil sige, at matrixen ikke begynder at "arbejde" for dig med det samme, men dette er et minus.
• Og som et resultat af det foregående afsnit kan der være fejl med nøjagtigheden af ​​at tildele sager til en bestemt status.

Lad os overveje hver kvadrant af matricen mere detaljeret.

Hvis du er en mester i planlægning, så vil A-kvadranten være tom. Hvis der er sager i det, indikerer dette din dårlige organisation. Du indrømmer uddannelse i hastejobs og blokeringer. Årsagen til dette billede er som regel dovenskab.

Eller måske prioriterer du forkert. Selvfølgelig er sådanne situationer nogle gange tilladt, men når dette observeres systematisk, er det simpelthen nødvendigt at arbejde med personlig selvdisciplin. For at undgå at "afvikle" mode i A-kvadranten, er det nødvendigt at klare de opgaver, der er indtastet i de resterende felter, rettidigt.

Men en lille huskeliste i A-kvadranten kan stadig laves. Det kan være:

• helbredsproblemer;
• gerninger, hvis fiasko kan provokere fremkomsten af ​​problemer, forværre livskvaliteten, true trivslen i familien og arbejdet;
• tilfælde, hvis fiasko i væsentlig grad vil komplicere vejen til at nå hovedmålene eller føre til deres fiasko;
• udgang fra forskellige nød- og krisesituationer.

Hvis du ikke desto mindre har mange point i denne kvadrant, så kast alle dine anstrengelser for at eliminere dem. Og glem ikke, at opfyldelsen af ​​nogle punkter fra listen over vigtige og presserende kan adresseres igen, delegeres til en af ​​de betroede personer, det er ikke nødvendigt kun at bære hele byrden af ​​alle sager på dig selv.Denne tilgang vil hjælpe dig med at klare A-kvadrantens fylde hurtigere.

Observationer viser, at mennesker, der foretrækker at løse problemer fra B-kvadranten, bliver de mest succesrige, klatrer hurtigere op på karrierestigen, er de mest økonomisk velstående, mangler ikke tid og lever et harmonisk, tilfredsstillende liv. Ikke-hastende opgaver hører til kategorien af ​​de mest lovende og prioriterede, og hvis en person er mest opmærksom på dem, går alt rigtigt for ham.

Man skal huske på, at manglen på uopsættelighed i gruppe B nogle gange fører til en forsinkelse i gennemførelsen af ​​de skitserede punkter, og de migrerer til gruppe A, hvor de allerede vil kræve en hurtig reaktion. Løser du vigtige, men ikke særlig presserende opgaver gradvist og regelmæssigt, så vil denne proces være rolig og effektiv. Du skal gribe denne form for forretning ansvarligt an, og manglen på uopsættelighed gør det muligt fuldt ud at kontrollere sagens fremdrift, bringe alle detaljer til det ideelle, klart tænke over alle trinene og derved i sidste ende opnå et produktivt resultat.

Eisenhower Matrix lærer os primært at prioritere rigtigt. Det betyder, at det vigtigste i planlægningen er evnen til at skelne de vigtige ting, der fører dig til store mål, fra de sekundære. Opgaverne, der skal medtages i gruppe C, er ikke vigtige, i bund og grund distraherende fra sagens hovedmål, de bidrager ikke til fremskridt, men bremser tværtimod kun udviklingsprocessen. Ofte forstyrrer de at koncentrere sig om at nå vigtige mål og reducerer derved effektiviteten af ​​datid.

Forveksle ikke hastesager fra felt C, som er ligegyldige, med hastesager fra felt A, som bare er ekstremt vigtige. Dette fører som regel til, at det virkelig vigtige forbliver i baggrunden. Et levende eksempel på en sådan situation kan være møder påtvunget af nogen udefra, som ikke er nødvendige for dig, eller tomme lange samtaler, gå til fester og festligheder, invitationer, som kommer fra folk, der ikke er af interesse for dig, nogle huslige pligter, nedbrydning af husholdningsapparater og lignende. Ja, dette skal gøres omgående, men løsningen af ​​disse opgaver er ikke en vital nødvendighed, og deres fiasko medfører ikke problemer.

Klasser fra denne gruppe giver ikke noget, tværtimod kan de gøre skade. De bør forsøges udskudt til senere, og det er bedre at ignorere dem helt. Men du skal kende fjenden af ​​synet - du bør bestemt lave en liste over sådanne "skadedyr" i felt D, for det er netop de aktiviteter, der "spiser" vores tid. Det er disse sager, der er så fristende og attraktive for mange mennesker på grund af deres enkelhed og lover at give afslapning og fornøjelse, at tilbringe tid i sød lyksalighed.

Sådanne karakteristika ved disse "sager" skaber en enorm fristelse til at håndtere dem i første omgang, og lad, som de siger, hele verden vente. Det kan være ekstremt svært at komme ud af den slags pseudo-tilfældes hvirvelstrøm, da de virkelig trækker på en person. Men forsøg på at ødelægge vanen med at engagere sig i dem kan ikke opgives.

Disse aktiviteter omfatter:

• samtaler om ingenting, tomme, meningsløse samtaler (både i telefonen og personligt);
• det samme som samtalerne fra det foregående afsnit, korrespondance i instant messengers, sociale netværk, alle slags chats;
• se film, serier, tv-programmer, der ikke bærer en semantisk belastning, distrahere fra alvorlige problemer og anliggender, der forårsager forskellige negative følelser;
• computer og andre (ikke uddannelsesmæssige) spil.

Hvile for krop og sjæl er uden tvivl nødvendig, men der er mange andre nyttige måder at udøve det på:

• læsning af kvalitetslitteratur;
• besøg på udstillinger, teatre og museer;
• spil, der udvikler intelligens;
• klasser i pool, fitnesscenter, ture til skøjtebaner, ture ud af byen til naturen, rejser mv.

Hvis du ikke helt kan udrydde skadelige aktiviteter fra gruppe D fra dit liv, så skal du i det mindste prøve at forsinke dem, først være opmærksom på dem, når tingene fra gruppe A og B er afsluttet. Men prøv at reducere mængden af ​​tid brugt på "tomme" aktiviteter så meget som muligt ...

Der er stor sandsynlighed for at henføre sagen til en upassende gruppe. Dette er hovedproblemet i opbygningen af ​​hierarkiet af vores prioriteter. For at gøre det nemmere at klare det, skal du lære at besvare to spørgsmål ved hjælp af to ord - "ja" eller "nej". For eksempel: "Vil fuldførelse af denne sag hjælpe mig med at komme tættere på mit hovedmål?" Svaret "ja" betyder sagens betydning, svaret "nej" betyder ligegyldighed.

"Hvis jeg ikke løser dette problem nu, vil det så miste sin relevans i morgen?" Svaret "ja" betyder, at sagen haster, svaret "nej" er ikke det, der haster. Efter at have bestemt kategorien for hver lektion på denne måde, skal du først og fremmest gøre ting fra gruppe A og derefter fra gruppe B.

Det bedste tidspunkt at lave en matrix på er at starte en ny dag. Tænk grundigt over, hvilke opgaver der ligger foran dig i den nærmeste fremtid, og skriv dem ned i form af en fast liste. Test derefter hver enkelt ved at bruge ovenstående spørgsmål og placer dem i boksene i henhold til svarene. Glem ikke at nævne de mindste og mest ubetydelige ting, der bare spilder vores tid.

Det samlede antal opgaver bestemmer du selv. Efter at have opdelt sagerne i passende kategorier, kan du skrive i en notesbog eller oprette en almindelig bekvem liste i telefonarrangøren i faldende rækkefølge efter hastende og vigtighed, så den første på listen er sager fra gruppe A, anden fra B, tredje fra C, og fra D behøver du slet ikke skrive det ned. Husk at opgaver fra gruppe A og C skal delegeres til familie, venner, kolleger eller underordnede. Men gruppe B - det er de ting, der er vigtige at gøre på egen hånd.

Alle, der har brug for det, kan bruge Eisenhower Matrix. Det er godt, fordi det vil være lige så nyttigt for alle, uanset alder og social status: lederne af organisationer og virksomheder, og almindelige arbejdere og ansatte, og husmødre, og studerende og børn, der studerer i skoler.

Lad os se på et eksempel på, hvordan Eisenhowers daglige optegnelser kan se ud.

En gruppe af presserende og vigtige sager:

• køre bilen til servicestationen til reparation, da jeg har brug for den til arbejde;
• indsende en kvartalsrapport;
• løse problemet med et bankkort.

En gruppe af ikke presserende, men vigtige spørgsmål:

• udvikle et nyt tema og skitsere hovedretningerne for det nye projekt;
• stop med at ryge;
• Lær engelsk;
• købe et fitnesscenter medlemskab.

En gruppe af presserende, men ikke vigtige spørgsmål:

• gå til jubilæet for San Sanych fra den juridiske afdeling;
• lykønske alle på sociale netværk på den første dag i foråret.

En gruppe af ikke-hastende og uvigtige sager:

• rydde op i skabet;
• adskille ting på mezzaninen;
• se serien;
• lege med papegøjen.

Eisenhower Matrix kan sammenlignes med et rensesystem, et filter der giver dig mulighed for at komme af med unødvendige ting. I starten skal du muligvis komponere det dagligt, men med ophobningen af ​​erfaring vil du begynde at mærke på intuitionsniveau, hvilken virksomhed der hører til hvilken kategori. Og så snart et sådant tidsstyringssystem er mestret, og du lærer at bruge det effektivt, samt at fordele sager korrekt i kvadranter, vil du straks føle en bølge af frihed.Du vil begynde at have tid til at gøre alt til tiden og samtidig ikke skynde dig, dit liv vil blive bragt tilbage til det normale, mål, der virker uopnåelige, vil pludselig begynde at blive opnået. Og du vil være garanteret tilstedeværelsen af ​​fremragende tilstand og højt humør, energi og livlighed.

Disciplin er grundlaget for succes. Sikkert var du opmærksom på sådanne mennesker, der ikke har sådanne kvaliteter, de er i en endeløs hvirvelvind af endeløse "affærer", hele tiden gør noget tomt, meningsløst, men ifølge deres udsagn er det umuligt vigtigt. Og synet af disse mennesker er konstant træt, slidt, fortabt, ulykkelig. De er altid irriterede, nøjeregnende og rastløse.

Hvis du ikke vil være sådan og ikke kun vil vække sympati og medlidenhed hos mennesker, så skal du handle efter princippet om det modsatte. Hvis alt sker for dem, og du ønsker modsatte resultater, så skal du handle på modsatte måder. Nemlig: at bringe disciplin i orden, mestre teknikkerne til selvorganisering, overholde klare planer, tidsplaner og regimer, klart forstå hvornår og hvad man skal gøre, og vigtigst af alt, hvad er alt dette til, hvad er målet. Og Eisenhower-matrixen vil være en fremragende assistent for dig i disse spørgsmål.

Det er trods alt ikke for ingenting, at dets grundlægger, hvis navn hun bærer, var i stand til at opbygge en så svimlende karriere og blive en af ​​de mest berømte og elskede præsidenter for det amerikanske folk, såvel som en meget succesfuld militærleder. Og alt dette på trods af, at denne store mand blev født ind i en fattig familie. Du kan roligt tage et eksempel fra sådanne mennesker og bruge de værktøjer, de har opfundet.