Hvem er assisterende sekretær, og hvad laver han?

Stillingen som sekretær har længe været den mest eftertragtede for mange kvinder. Tidligere var der som regel praktisk talt intet påkrævet af en sådan medarbejder, bortset fra et attraktivt udseende. Men nu er alt ændret, nogle gange er sådan en medarbejder en vigtig del af teamet og skal være klar til at udføre mange funktioner. Som følge heraf har han ofte meget travlt med arbejde. Læs om hvad disse ansvarsområder er, hvilke krav der skal være opfyldt for at modtage et jobtilbud, læs i denne artikel.

Sekretærfaget går tilbage til det antikke Roms tid. "Sekretærerne" var kejsernes fortrolige - mænd med stor politisk indflydelse. Dette erhverv fik sin nye begyndelse under Første Verdenskrig, men det betød allerede at udføre helt andre opgaver. Indtil nu har kun ekkoer af den oprindelige betydning af "sekretær" overlevet i form af stillinger som generalsekretær og udenrigssekretær.

I dag kræver erhvervet som sekretær-assistent udførelse af arbejde relateret til dokumenter, organisering af kontorarbejde, styring af kontorudstyr og andre funktioner. Kommunikationsevner og opmærksomhed betragtes som vigtige færdigheder for en assisterende sekretær. Forstavelsen "referent" betyder, at medarbejderen vil kommunikere med chefen om forskellige arbejdsforhold. Det er indlysende, at konkurrencen blandt dem, der ønsker at tage denne stilling, er høj, især i store virksomheder eller virksomheder. De særlige forhold ved de færdigheder, som en sekretær skal besidde, kan nogle gange afhænge af virksomhedens aktivitetsområde.Kort sagt, i et teknologimarkedsføringsfirma skal sekretæren kende de forviklinger, der er ved forretningsforhandlinger. Dette er dog slet ikke nødvendigt, for hver virksomhed er alt individuelt.

Store rekrutteringsvirksomheder hævder, at denne stilling, sammen med chaufførstillingen og andre lignende job, involverer en stor mængde overarbejde. Folk i disse stillinger er tvunget til at tilpasse sig deres overordnedes tidsplan og være klar til at arbejde næsten 24/7. Nu om dage vinder "virtuelle sekretærer" popularitet, som udfører de fleste af en almindelig sekretærs opgaver for de virksomheder, der ikke har mulighed for at leje et kontor eller simpelthen ikke gør det på grund af omkostningsbesparelser. Separat skal det bemærkes vigtigheden af ​​sekretærens udseende. Sekretæren bør klæde sig i en forretningsstil, undgå lyse, flamboyante og upassende makeup og frisurer.

Dette dokument indeholder alle de ansvarsområder, der er relateret til medarbejderens aktiviteter. Desuden indeholder jobbeskrivelsen medarbejderens rettigheder og en beskrivelse af kravene til ham. Dette dokument indeholder oplysninger om, hvem der skal afløse medarbejderen under dennes fravær. Det er også værd at bemærke, at stillingsbeskrivelsen om nødvendigt kan revideres og ændres. Dette kan ske i følgende tilfælde.

• Ændring af sekretær-assistentens opgaver.
• Forekomsten af ​​ændringer i organisationens dokumentation.
• Fremkomsten af ​​ændringer i organisationens struktur.

Nedenfor er den assisterende sekretærs hovedopgaver.

• Ofte er personen i denne stilling ansvarlig for at forsyne kontoret med kontorartikler. Han bør også bestille dagligvarer, hvis det er nødvendigt. Sekretærens direkte ansvar er at bestille en vandkøler og overvåge dens fylde.
• Sekretærassistenten skal tage imod opkald til lederen og gøre dem "screenet ud".
• Han skal også tilrettelægge proceduren for modtagelse af besøgende.
• Personen i denne stilling refererer direkte til virksomhedens administrerende direktør. De fleste af de opgaver, der udføres, vil således være relateret til hans anmodninger og ordrer.
• Opgavelisten omfatter også modtagelse og afsendelse af modtaget og sendt korrespondance, udarbejdelse af eventuelle nødvendige dokumenter efter anmodning fra generaldirektøren, kontrol af dokumenter, som direktøren skal underskrive.
• Sekretæren overfører også de nødvendige oplysninger fra direktøren til medarbejderne og omvendt, kalder medarbejdere til direktøren efter behov.
• Denne medarbejder interagerer også ofte med administrationsafdelingen. Nogle gange kan han koordinere med medarbejderne i denne afdeling om levering af kontorartikler og udstyr. I modsætning til det første punkt beskrevet ovenfor, er dette punkt ikke altid præciseret i den assisterende sekretærs jobbeskrivelser.
• Sekretæren skal bestille flybilletter og bestille hotelværelser i tilfælde af, at direktøren eller andre ansatte tager på forretningsrejse.
• I nogle organisationer er sekretæren forpligtet til at underrette ledelsen og/eller andre medarbejdere om kommende fester, medarbejdernes fødselsdage og helligdage. Nogle gange udføres dette af en HR-specialist.
• Hver dag skal sekretæren forberede direktørens kontor til begyndelsen af ​​en ny dag - tænde lyset, kontorudstyr (printer, computer osv.), forberede de nødvendige dokumenter.

Sekretærassistenten skal være ansvarlig for dokumentflowet og har ingen ret til at videregive fortrolige oplysninger. En sådan medarbejder er ansvarlig for sikkerheden af ​​dokumenter og rettidig indsendelse til myndighederne. Sekretæren er ansvarlig for manglende opfyldelse af de pligter, der er foreskrevet i stillingsbeskrivelsen, det vil sige for manglende opfyldelse af sine jobfunktioner, herunder overtrædelser som forsinket. En medarbejder kan få problemer, hvis han er uagtsom i arbejdet med dokumentation.

Ansvaret bæres for videregivelse af fortrolige oplysninger, der hører til kategorien "kommercielle hemmeligheder". Det er forbudt for en medarbejder at beskadige inventar, især møbler, der er stillet til rådighed for ham eller tilhører virksomheden. Sekretæren er ansvarlig for at behandle medarbejdere taktløst eller uhøfligt. Da han næsten dagligt kommunikerer med alle andre medarbejdere, bør sekretæren være ikke-modstridende og diplomatisk.

Først og fremmest har sekretærassistenten ret til at anmode om forskellige dokumenter, som han skal bruge for at arbejde fra forskellige medarbejdere. Sekretæren kan fordele de modtagne telefonopkald afhængigt af deres betydning efter eget skøn. Det samme gælder proceduren for modtagelse af besøgende i receptionen. Han kan også kræve forklaringer af medarbejderne, hvis der er sket en disciplinær overtrædelse. Sekretærassistenten har også aktindsigt i dokumenter, der er klassificeret som "fortrolige".

Kun den administrerende direktør kan fyre eller ansætte en sådan medarbejder, og ikke lederen af ​​en afdeling eller afdeling, som i andre tilfælde. Det samme gælder ved pålæggelse af påtale. Sekretæren kan komme med forslag til ledelsen for at forbedre dokumenthåndtering eller ledelsespraksis. Det kan også optimere nogle arbejdsgange. Som enhver anden medarbejder har han ret til at kræve skabelse af behagelige arbejdsforhold og kan endda mundtligt kræve forklaringer fra medarbejdere, der overtræder arbejdsdisciplin.

Sekretærens arbejde vurderes som udgangspunkt ud fra hans omhu og effektivitet. Således er andre færdigheder sekundære. Medarbejderen skal kunne kommunikere med mennesker, forhandle, have en velafleveret tale. Skal kunne løse forskellige organisatoriske problemstillinger, bruge Microsoft office-programmer - Excel, Power Point, Word m.fl.

Der er ingen strenge krav til uddannelse, såvel som til det modtagne speciale. Der skal dog være uddannelse, omend specialiseret sekundær. Jura kandidater foretrækkes på grund af det faktum, at det meste af deres arbejde er relateret til journalføring. Arbejdserfaring på mindst 1 år er ønskelig. Et alternativ til erhvervserfaring kan være at tage sekretæruddannelseskurser.

I udenlandske virksomheder kan en kommende medarbejder blive pålagt at kunne et bestemt fremmedsprog. Sekretæren skal være i stand til korrekt at udtrykke sine tanker, skrive og skrive dokumenter uden grammatiske fejl.

Efterspørgslen efter dette erhverv er stor. Som regel er sådanne aktiviteter bedst egnede til unge fagfolk, der for nylig er uddannet fra uddannelsesinstitutioner. Denne aktivitet er en god mulighed for at finde ud af strukturen i virksomhedens arbejde. Det menes, at du i denne stilling kan tilegne dig gode kompetencer hos en kommende god leder. Da sekretærassistenten varetager en bred vifte af opgaver, er han en vigtig og nødvendig medarbejder selv for de mindste virksomheder.