Finesserne i forretningskommunikation via telefon

Kunsten at forretningskommunikation er et vigtigt aspekt af forhandling og har ikke mistet sin relevans i mange år. Intensiteten af ​​erhvervskommunikation via telefon er stigende fra år til år. Og med udviklingen af ​​mobil kommunikation er det ved at blive en af ​​de vigtigste kommunikationsformer. Det er vigtigt at kende forviklingerne og reglerne for virksomhedskommunikation for at øve telefonsamtalefærdigheder.

Telefonen spiller en vigtig rolle i den moderne verden, fordi den hjælper os med at kommunikere med familie, venner, kolleger, ledelse og forretningspartnere.

Så under en samtale med en bestemt kreds af mennesker anvender en person den passende kommunikationsmetode og vil for eksempel aldrig føre en dialog med sin chef, som med en nær ven. I denne situation anvendes en mere formel form for kommunikation.

Forretningsetikette bør også bruges af medarbejdere, der udfører offentlige meningsmålinger, modtager opkald fra kunder eller fører telefonsamtaler. Ofte er det vellykkede telefonsamtaler, der bliver nøglen til gode forretningsforbindelser. Og selv virksomhedens image kan helt afhænge af medarbejdernes evne til at føre kompetente dialoger over telefonen.

I dag foregår de fleste opkald via mobile enheder. Når du bruger dette kommunikationsværktøj, skal du følge nogle regler.

• Sluk altid din telefon, eller indstil den til at vibrere ved et forretningsmøde med en kunde, i en biograf eller på et seminar.
• En mobilenhed er mere lydfølsom end en fastnettelefon. Derfor, i en situation, hvor du er på et offentligt sted, er det nødvendigt at føre en personlig samtale uden indblanding udefra, kan du simpelthen tale stille og roligt, og samtalepartneren vil helt sikkert høre dig.

• Sæt ikke en for høj ringetone på din telefon. Han kan skræmme andre.
• Prøv at holde det kort. I nærværelse af tredjeparter bør samtalen ikke vare længere end 30 sekunder, ellers er der risiko for at se uhøflig ud foran en person. Hvis der er gyldige grunde til en telefonsamtale, for eksempel en pårørendes sygdom eller en større transaktion, så skal de tilstedeværende underrettes om situationen.
• Undgå telefonsamtaler under en forretningsfrokost. Hvis der er et presserende behov for at besvare opkaldet, så skal du forlade bordet og tale et mindre overfyldt sted.

Etisk telefonkommunikation er afgørende for en effektiv drift af en virksomhed. Telefonsamtalerkulturen er en særlig form for forretningskommunikation. Kendskab til etikettereglerne vil bidrage til at styrke forretningsforbindelser og øge organisationens rentabilitet.

• Det er nødvendigt at hilse på den person, som telefonsamtalen kommer med. De mest egnede sætninger til dette er sætninger, der er knyttet til tidspunktet på dagen ("Godmorgen", "Goddag" eller "Godaften").
• Under en servicetelefonsamtale er det vigtigt at overvåge din egen intonation. For ikke at fremmedgøre samtalepartneren, skal du tale høfligt og roligt og undgå unødvendige følelser.

• Efter hilsen anbefales det, at du præsenterer dig selv og oplyser dit navn, titel og organisation.
• Hvis du ringer til en person, er det altid værd at afklare, om det er praktisk for ham at tale i øjeblikket.
• Etiske standarder kræver, at du tager telefonen efter anden eller tredje ring.
• Under samtalen må du ikke ryge, spise eller drikke.
• Hvis den, der ringer, er interesseret i en anden medarbejder i organisationen, skal samtalen omdirigeres til ham eller slå ventefunktionen til.
• I en situation, hvor du lavede et forkert nummer, skal du undskylde over for samtalepartneren og straks sige farvel uden at stille unødvendige spørgsmål.
• Ring aldrig tidligt om morgenen, i din frokostpause eller før slutningen af ​​din dag.
• Sekretæren eller assistenten kan foretage eller besvare opkald i stedet for lederen.

• Du kan kun ringe til din partner eller klients personlige nummer på betingelse af, at han selv har givet dig sine kontakter. Men i weekender og på helligdage er sådanne opkald forbudt.
• Der er tidspunkter, hvor en samtale afbrydes på grund af en dårlig forbindelse. I denne situation skal den person, der ringede først, ringe tilbage.
• Træk ikke samtalen ud. En lang samtale kan blive kedelig og forarget. Hvis kommunikationen er blevet forsinket, og formålet med samtalen ikke er nået, så kan du ringe tilbage til klienten næste dag eller aftale et personligt møde.
• Efter afslutningen af ​​samtalen anbefales det at takke samtalepartneren og høfligt sige farvel til ham, efter at han tidligere har spurgt, om han har spørgsmål. Denne enkle handling vil fuldende samtalen og tilskynde til yderligere samarbejde.

Du bør omhyggeligt forberede dig på en telefonsamtale og udføre en række specifikke handlinger. Lad os se nærmere på hovedpunkterne.

• Det er værd at ringe til samtalepartneren først, efter at der er udarbejdet en klar samtaleplan. For at udelukke mindre detaljer kan du lave grafiske eller skematiske skitser.
• Skriv vigtige spørgsmål ned, som du skal huske at stille, mens du forhandler.
• Forbered dokumenter, som du muligvis har brug for i kommunikationsprocessen (korrespondance, rapporter, kontrakter).

• På forhånd skal du få at vide fra samtalepartneren en passende periode til at foretage et opkald.
• For at registrere de modtagne oplysninger skal du forberede en notesbog eller dagbog.
• Find ud af den generelle liste over personer, der vil deltage i samtalen, for at tiltale dem med navn og patronym.
• Inden du ringer til nummeret, prøv at stille ind på en positiv stemning, så skal din følelsesmæssige tilstand selvfølgelig forårsage samtalepartnerens disposition.
• Når du laver en telefonsamtale, skal du overveje sikkerheden ved kommunikation på kontoret, fordi værdifuld information kan falde i hænderne på konkurrenterne.

Der er også punkter, som bør elimineres og ikke tillades i den kommende telefonsamtale.

• Der er ingen grund til at diskutere forretningsspørgsmål med en ukendt eller tilfældig person. Bedre at lave en personlig aftale.
• Det anbefales ikke at kræve en afgørelse af en person, der ikke har hjemmel hertil eller mener andet. Han kan give sit samtykke over telefonen, selvom han vil være imod denne beslutning.
• Du bør ikke komme med anmodninger, hvis du ikke er sikker på, at samtalepartneren er enig med dig og vil hjælpe.

Telefonens rolle i forretningskommunikation er todelt. Meget ofte distraherer det fra presserende opgaver udført i løbet af dagen, men fremskynder samtidig løsningen af ​​mange opgaver. Derfor er det nødvendigt at lære principperne for telefonsamtaler, der bidrager til en mere effektiv brug.

Det er meget vigtigt at mestre teknikken til forretningskommunikation for medarbejdere, hvis detaljer er i telefonsamtaler med potentielle kunder. Mange virksomheder forsøger at etablere kontakt med den, der ringer op fra de allerførste ord for at gøre ham til en rigtig kunde.

Virksomheder konkurrerer på forskellige måder for at tiltrække kunder. En vigtig fase i promoveringen af ​​tjenester er salg via telefon, og derfor skal ledere korrekt og taktfuldt føre dialoger med kunderne, ellers vil rentable kontrakter gå til konkurrenterne.

Følgende tips kan hjælpe dig med at få succes med dine forretningstelefonopkald.

• Det anbefales, at du ringer til den person, der har givet dig en nyttig service. Taknemmelige ord er meget vigtige for det fremtidige samarbejde.
• Smil altid, når du fører en samtale. Dit smil og optimisme vil helt sikkert kunne mærkes af abonnenten.
• Under forhandlingsprocessen, prøv at forudsige forløbet af samtalen med samtalepartneren.
• Brug aldrig bandeord eller talesprog. Dette er i modstrid med kommunikationskulturen.
• Brug udtryk og termer, som den, der ringer, forstår.
• Dæk ikke håndsættet til med hånden, mens du taler parallelt med nogen. Således manifesteres manglende respekt for samtalepartneren.
• Forklar din holdning sikkert og præcist, fordi nøjagtighed er kongers høflighed.

• Det er vigtigt at forhandle hurtigt, besvare spørgsmål stillet uden forsinkelser eller forvirrende forslag. En pause kan kun retfærdiggøres, når specialisten har travlt med at lede efter den nødvendige dokumentation til forhandlinger. Hvis pausen er længere, så har personen fuld ret til at afbryde kommunikationen.
• I øjeblikke med telefonisk, ægte eller virtuel kommunikation skal du være yderst høflig. At råbe og tale med høj stemme betragtes som et brud på etik.
• Sig farvel til samtalepartneren korrekt, da den dygtige afslutning af samtalen ikke er mindre betydningsfuld end hoveddelen af ​​dialogen. Du kan give samtalepartneren mulighed for at være den første til at lægge røret på. Dermed afslutter du samtalen på en venlig bølge.

Selvfølgelig skal du have god diktion for at kommunikere med succes på telefonen.Brug lektionerne i følgende video for at gøre din tale mere udtryksfuld og din stemme behagelig.