Typer af forretningssamtaler

Du skal vide, hvordan man korrekt fører en forretningssamtale. Den skal være kort og informativ. Under en forretningssamtale overvejes hovedsageligt emner som yderligere samarbejde, beskæftigelse og en lang række transaktioner.

Først og fremmest er en forretningssamtale en mundtlig kontakt mellem et par personer, der har til hensigt at afslutte, styrke eller afslutte et forretningsforhold. For det andet indebærer det verbal kommunikation mellem samtalepartnere, der har autoritet til at løse arbejdsproblemer, forretningsproblemer. For det tredje, ved hjælp af samtale, opnås resultatet hurtigst.

Forretningssamtale er en form for talekommunikation, og i modsætning til andre kommunikationsmetoder, såsom et møde, forretningskorrespondance, telefonsamtaler, har det en række fordele:

• En forretningssamtale giver dig mulighed for at fokusere på samtalepartneren eller gruppen af ​​mennesker, der deltager i den, hvilket betyder, at den er personligt orienteret.
• Direkte kommunikation foregår i et behageligt miljø for begge parter, dette fører til en hurtigere søgen efter løsninger på problemer.
• Også en afslappet atmosfære skaber mere gunstige betingelser for at etablere stærke personlige relationer, hvilket i arbejdsprocessen fører til lettere kommunikation mellem parterne.
• En god mulighed for en mere fleksibel tilgang til emnet overvejelse.
• At reducere tidsforbruget, fordi samtalepartneren reagerer på udsagn med det samme, bidrager dette til en hurtig opnåelse af de fastsatte mål.
• Det er meget lettere personligt at overbevise samtalepartneren om din rigtighed og gyldigheden af ​​den krævede position, hvilket vil føre til accept af et mere fordelagtigt tilbud til dig.
• Lederens kompetenceniveau vokser konstant på grund af hensynet til kommentarer og vurderinger fra den anden side.

De opgaver, der udføres ved at føre en samtale, er meget forskellige.

En forretningssamtale indeholder en række funktioner, der er væsentlige for forhandlinger. Disse omfatter:

• arbejdere i ét område kan øjeblikkeligt diskutere presserende problemer og finde en løsning på dem;
• at være i samme rum søger partnere i fællesskab efter løsninger, og forskellige ideer overvejes også for at komme i mål;
• en høj sandsynlighed for at indgå aftaler, der er rentable for erhvervslivet;
• aktuelle forretningsaktiviteter koordineres, hvilket fører til kvalitetskontrol af de udførte opgaver;
• forretningskontakter er nemme at opretholde på et passende niveau under samtalen, snarere end under korrespondance;
• der er en stimulering af medarbejdere gennem motiverende ideer til aktiv deltagelse i erhvervslivet.

Virksomhedssamtaler kan gennemføres i tre forskellige situationer: Ansættelse af en ny medarbejder, fyring eller at have en lærerig samtale om disciplinære overtrædelser.

En jobsamtale afholdes i et Q&A-format, som er mere som at gennemføre en samtale. Det vigtigste er at få pålidelig information om den nye medarbejder for at identificere hans faglige kvaliteter.

Samtalens hovedopgaver ved jobsøgning:

• finde ud af årsagen til, at en person søger job;
• bestemme hans kompetence inden for det krævede arbejdsområde;
• at identificere hans svagheder og styrker, de vigtigste karaktertræk, muligvis temperamentets særegenheder;
• finde ud af de resultater, som medarbejderen har opnået i fortiden;
• spørg hvilken løn han forventer;
• bestemme, hvilke instruktioner han forventer fra myndighederne;
• afgøre, hvilke chefer der er gode og effektive for ham.

Samtale ved afskedigelse af en medarbejder fra arbejdet er opdelt i to typer: afskedigelse af egen drift og tvang (på grund af personalereduktioner mv.).

Når du gennemfører den første type samtale, er det nødvendigt:

1. Identificer den sande årsag til medarbejderens afskedigelse.
2. Bestem, hvordan han var motiveret, hvad der forårsagede en sådan beslutning (måske, utilfredshed med produktionsprocessen eller uopmærksomhed fra lederens side, vrede mod kolleger).
3. Find ud af, hvad der ikke passede ham på arbejdet og omvendt. Den tredje fase er den mest informative.

Behovet for en sådan samtale ligger i chefernes hovedopgave - at tage sig af at rette fejl i ledelsesaktiviteter og at overvåge dette på alle produktionsniveauer.

Samtale med en medarbejder, der skal fyres, kaldes i særlig udenlandsk litteratur "afskedssamtale". Det forløber anderledes:

1. Samtalen er aldrig planlagt før weekender eller ferier, fordi det kan ødelægge stemningen og påvirke ikke kun medarbejderen selv, men også hans familie og pårørende.
2. Samtalen foregår ikke på medarbejderens arbejdsplads, samt i et rum, hvor der arbejder et stort antal personer, dette medfører en stor følelsesmæssig belastning af den underordnede, som kan have visse konsekvenser.
3. Samtalen forløber i 20 minutter, fordi medarbejderen, der har hørt de ugunstige nyheder, ikke er følelsesmæssigt indstillet på at lytte til, hvad han får at vide, og til at overveje de forskellige fakta, som lederen forsøger at formidle, gå ind i situationen.
4. Cheferne skal være nøjagtige i præsentationen og korrekte, ellers kan medarbejderen blive overhalet af tvivl om retfærdigheden af ​​de udtrykte ord, hvilket vil føre til tvister og klager over afgørelser. Især følelsesladede mennesker kan bryde ud i gråd lige på stedet.

I udenlandsk praksis findes der et særligt "rehabiliteringsprogram" for de opsagte. I praksis leder cheferne efter ledige stillinger i en anden virksomhed, så medarbejderen, desperat i egen kraft, ikke giver op. Der er også en opfattelse af, at dette program er nyttigt til at opretholde autoritetsniveauet for de afskedigede i kollegers og husstandes øjne.

Til gengæld foregår der disciplinære samtaler ved overtrædelse af eventuelle regler. De kræver en kritisk vurdering af medarbejderens arbejde fra chefens side. Derfor kræver en sådan samtale:

1. Lederen er forpligtet til at indhente alle nødvendige oplysninger om medarbejderen og dennes stilling for at undgå fejlsituationer. Karakteriseringen af ​​medarbejderen skal være så præcis og omfattende som muligt.
2. Information bør komme i rækkefølge, fordi en velstruktureret samtale fører til en bedre forståelse af problemet hos den underordnede.
3. Der er en enkelt regel: du kan ikke kritisere gerningsmandens personlighed, opmærksomhed er kun rettet mod den forkert udførte opgave. Denne definition bør altid gælde.

Et nøgleværktøj er evnen til at stille spørgsmål. Det er altid værd at overholde de grundlæggende regler for effektiv talekommunikation:

• Det er nødvendigt at etablere kontakt korrekt og tydeligt med den samtalepartner, du har fået, for at opnå et godt resultat og for at reducere tiden til unødvendig kommunikation.
• Det er nødvendigt at tage højde for, hvilken slags arbejde han udfører, bestemme sine officielle beføjelser, stille spørgsmålet om arbejdsområdets grænser for at vide, hvad medarbejderen præcist er ansvarlig for.
• Livserfaring og erhvervserfaring, samt hans interesser uden for arbejdssfæren, hans tankeproces skal altid tages i betragtning. Hver person er individuel, hvilket betyder, at alle har brug for deres egen tilgang. Metoden med klichéfyldte sætninger vil ikke fungere her, du skal altid tænke.
• Arbejderen skal behandles med respekt, uden at være opmærksom på hans eventuelle talefejl eller ydre defekter.
• Hovedmålet med en forretningssamtale er processen med at levere information, den skal organiseres klart efter planen, ikke være bange for at fremsætte dine ideer, modbevise samtalepartnerens argumenter, vælge den korrekte argumentation, præcist formulere dine udsagn og ikke hæld vand. Husk, at en beslutning altid følger efter en diskussion.

• Hvis du bestræber dig på bedre at forstå karakteren af ​​det problem, der er opstået, så kan du undgå lange og unødvendige samtaler "rundt og rundt", dette vil hjælpe dig til at påvirke den person eller gruppe af personer, der er involveret i forretningssamtalen, stærkere.
• Korrekt præsentation og formulering af problemet vil føre dig til vurderinger, der kan stimulere samtalepartneren til at udtrykke sin holdning til problemet, eller motivere ham til at søge efter løsninger, befri ham og tvinge ham til at fremsætte en idé. Klassifikationen skal være klar.
• Den korrekte organisering af dialogen vil hjælpe dig til bedre at forstå din modstander, hjælpe dig med at undgå dødvande eller situationer, der kan vrede, irritere, irritere. Det vil hjælpe med at bevare den bedste atmosfære i samtalen og efterlade et behageligt indtryk efter.

Det er klart, at reglerne for at forberede en samtale kan variere, og ingen af ​​dem kan kaldes ufejlbarlige. Det hele afhænger af udviklingssituationen. Det vil dog være nyttigt at påpege følgende forberedelsesmuligheder:

• til at begynde med omfatter dette udarbejdelse af en samtaleplan;
• derefter at indsamle og behandle det modtagne materiale for at øge kompetencen i det ledende spørgsmål;
• du har altid ret til at redigere de eksisterende oplysninger, for dette er forretningssamtaler opfundet.

At vælge det rigtige sted til interviewet kan helt sikkert påvirke resultatet af interviewet. Der er flere tilgange, der er forskellige afhængigt af situationen. En person, der ikke er ansat i din virksomhed, kan blive inviteret til en samtale uden for kontorbygningen.

Et andet eksempel: møde på interviewerens kontor, dette kaldes normalt et særligt rum. Den skal være udstyret med alt hvad du har brug for. Miljøet omkring dig og din samtalepartner skal være så behageligt som muligt, hovedfaktoren er ro.

Afbryd alle telefoner. Advar dine kolleger, sekretæren om et påtænkt møde, fordi fremmede, unødvendige telefonopkald simpelthen er irriterende, dette kan forstyrre opfyldelsen af ​​de stillede opgaver, simpelthen forstyrre processen.

Der er flere "standard"-regler, der subtilt, men kan påvirke resultatet af en forretningssamtale markant. De anvendte teknikker fører ofte til positive resultater. Det er nødvendigt at anvende de grundlæggende modeller for adfærd hos partnere under samtalen. Strukturelle forretningsprincipper vil også hjælpe dig med at bevæge dig op ad virksomhedens rangstige.

Det er ikke nødvendigt at mødes med medarbejdere på arbejdspladsen. Mødestedet kan være en restaurant, en cafe, en klub og endda et hus. Målet, der skal forfølges, er komfort. Det er komfort, der er med til at opnå det bedste resultat. Men du skal ikke lade dig rive med, hvis situationen ligner mere "intim", kan det føre til det modsatte resultat.

Det tidspunkt, hvor du beslutter dig for at have en forretningssamtale, er et meget vigtigt punkt. Lige efter at have tænkt over dette punkt, bør du lave en aftale. Det vil hjælpe dig og spille dig i hænderne, hvis du selvfølgelig vil lægge initiativet over på din side, og selve situationen bliver dermed lettere at kontrollere.

Efter du har besluttet dig for sted og tid, skal du sætte dig nogle mål, som du skal eller vil nå, derefter udvikle en strategi, som du vil følge for dette, og derefter formulere strukturen for samtalen. Det er også vigtigt at overveje deltagernes placering. Hovedteknologien er, at du skal se på samtalepartneren direkte og på samme niveau.

Fakta, der bidrager til succesen af ​​en forretningssamtale. Først og fremmest bør dette omfatte professionalisme, det er trods alt kompetencen på det valgte område og en klar vision af problemet, der vil hjælpe dig til at tilgive og hurtigt klare opgaver og nå det nødvendige mål.

• Et konstant fokus på resultatet vil være din fordel, kun en direkte forfølgelse af målet fører til dets opnåelse, intet vil ændre sig, hvis du fortsætter med at ligge på sofaen.
• Rytme, det er nødvendigt klart at skitsere opgaverne og målene for at følge planen klart.
• Mætningen af ​​ræsonnementet vil skabe indtrykket af, at du er den mest interesserede person, og du vil få "tærterne".
• Men glem ikke rammerne for at formidle information, selvom lidt humor stadig vil være passende.
• Du skal ikke være bange, hvis samtalen ikke går glat med det samme, ofte ligger årsagen til fejlen ikke kun i dig, men også i din samtalepartners humør.
• Hvordan du præsenterer information er meget vigtig. Du skal altid vælge de rigtige ord. Argumenterne skal være stærke. Stemningen er venlig. Der er tillid til stemmen.

• Argumenter og unødvendige spændinger i samtale bør undgås. Til at begynde med skal du roligt vurdere situationen, prøve at lede samtalen i den rigtige retning ved hjælp af opklarende spørgsmål. Du bør ikke vise selvtvivl eller forsvarsløshed i målets navn - for at overbevise eller overbevise samtalepartneren.
• Uhæmmede kategoriske domme vil ødelægge essensen af ​​samtalen, dette bør ikke glemmes. Folk kan ofte ikke blive enige, fordi "hvor mange mennesker - så mange meninger." Find et kompromis, dette har altid været den bedste måde at håndtere ekstraordinære spørgsmål og problemer på.
• Hvis du er nødt til at besvare de rejste indvendinger, så prøv først at vinde tid og tillade samtalepartneren selvstændigt at besvare deres egne spørgsmål og eventuelt tilbagevise dem.
• til dette er en indirekte afvisning af problemet egnet, lytter til flere indvendinger, for at forstå det vigtigste, er det nødvendigt at fortsætte med at tale i en rolig tone, og ordlyden bør blødgøres, hvis svaret ikke venter;
• personlige skævheder og domme vil ikke hjælpe dig;

• man skal ikke skynde sig til en konklusion, for der er forskel på fakta og mening;
• i tilfælde, hvor samtalepartneren forsøger at "provokere" dig med livlig indbildskhed og forsøger at argumentere, bør du tage stilling til at "vente" og vente, indtil han selv når en blindgyde;
• glem ikke: beslutningen skal altid følge diskussionen, ellers kan samtalepartneren kritisere dig eller være enig i alt, der ikke vil føre til et godt resultat.

En ordentligt struktureret samtale er din trofaste assistent. For at gøre dette skal du forberede dig til samtalen på forhånd, indstille stedet og tidspunktet for mødet, forberede den korrekte kontakt med samtalepartneren, formulere problemformuleringen korrekt, vælge den korrekte argumentation eller tilbagevisning af samtalepartnerens argumenter, analysere alternative udgangsmuligheder, vælg den optimale løsning, ordne aftalen, sige farvel korrekt.

I slutningen af ​​samtalen bør du analysere din kommunikationstaktik, samt resultatet af samtalen.

Ansættelse af medarbejdere kræver en vis indsats, viden og erfaring fra lederen. For forviklingerne ved at føre en forretningssamtale ved et interview, se nedenfor.