Forretningskultur

Forretningskommunikationsevner er afgørende for en succesfuld karriere inden for ethvert felt: succes inden for virksomhedskommunikation vil i høj grad afhænge af dagligdags kommunikationsevner, men den professionelle sfære har sine egne detaljer. En kultur for virksomhedskommunikation handler om måder, hvorpå du interagerer med kollegaer, chefer, underordnede og samarbejdspartnere, samt visse regler. Det er meget vigtigt at opbygge kommunikation afhængig af situation, mål og målsætninger, samt hurtigt at kunne tilpasse sig skiftende situationer.

Kommunikativ kultur er et bredere begreb end et sæt talehandlinger. Den består af mange komponenter. I kulturen for virksomhedskommunikation er udseendet af stor betydning: det skal svare til dit aktivitetsområde og en specifik situation.

Der er normalt en uniform til at arbejde med kunder, en jakkesæt til at arbejde på et kontor, folk fra kreative erhverv klæder sig på en bestemt måde, og dem, der har lederstillinger, skal understrege deres status med tøj og tilbehør. Det kan se ud til, at udseende ikke er direkte relateret til forretningskommunikation. Det er dog det første indtryk, du gør, der afgør samtalepartnerens holdning til dig. Hvis dette indtryk er negativt, vil du i dialogprocessen skulle bruge en masse energi på at rehabilitere dig selv.

Non-verbal sprog er lige så vigtigt i kommunikation. Dine arbejdsstillinger, fagter og opførsel er meget vigtige fra et psykologisk synspunkt. Prøv at holde dine ansigtsudtryk diskrete nok. Gesturering er meget vigtig, men den skal være moderat, ikke for intens.

Hvis du er i humør til en partnerdialog, er det bedst at vælge en åben positur.Du kan prøve diskret at tilpasse dig samtalepartnerens stilling. For at undgå at blive opfattet med aggression, bør øjenkontakt kun tage et par sekunder. At sidde ved forhandlingsbordet bør ikke være direkte overfor samtalepartneren, men lidt fra siden.

Det du siger betyder lige så meget som hvordan du siger det. Det er meget vigtigt at have pålidelig information, kunne operere med fakta og kompetent opbygge indholdet af diskussionen.

Valg af ord, intonation, kropsholdning og gestus er vigtigt for en specifik situation, for i forskellige tilfælde vil forskellig adfærd være passende. Kulturen for forretningskommunikation, afhængig af situationen og de forfulgte mål, kan opdeles i flere typer:

• Mentortypen indebærer opbyggelse... Denne mulighed er typisk for praktikanters træningsproces, til uddannelsesmæssige og videnskabelige begivenheder, for at forklare underordnede af bestemte arbejdsøjeblikke, såvel som når du arbejder i et team med kolleger, hvis du er specialist på det område, hvor de er mindre bevandret. Meget ofte er sådan kommunikation bygget i form af en monolog, men i moderne forretningskommunikation anses dialog for at være mere at foretrække: selv i læringsprocessen, prøv at involvere samtalepartnerne i diskussionen og lyt til deres synspunkter.
• Motiverende type har til formål at interessere en person i et projekt, overbevise ham om hensigtsmæssigheden af ​​dette eller hint arbejde, hjælpe medarbejderne til at tro på sig selv og føle sig mere selvsikre i enhver ny eller simpelthen vanskelig opgave. For at få succes, prøv at undgå almindelige sætninger og klicheer. Det bedste er at sætte et personligt eksempel, fortælle din egen historie og med dine egne ord forklare, hvad der netop tiltrækker dig til et bestemt projekt.
• Konfronterende type en kommunikativ kultur provokerer samtalepartneren til at gøre indsigelse mod dig, til at være uenig i dit synspunkt. Denne type omfatter en række teknikker, der anvendes i tilfælde af en interessekonflikt. Oftest er en konfrontationssituation typisk for forhandlinger, såvel som for at øge opmærksomheden, når man arbejder med et passivt, inert publikum.
• Informationstype den mest neutrale - inden for dens rammer kan du blot formidle denne eller hin information til lytteren. Prøv at undgå at forveksle informationstype med andre. Hvis målet er at informere samtalepartneren, behøver du ikke prøve at foredrage ham, smitte ham med din entusiasme eller komme i konflikt. I dette tilfælde er det nødvendigt, at præsentationen var forståelig - for dette skal du prøve at tilpasse dig samtalepartneren og forklare alt ved hjælp af eksempler, som han forstår.

De fleste af de vigtige spørgsmål relateret til professionel aktivitet afgøres i processen med personlig kommunikation. For omgængelige og åbne mennesker, der ved, hvordan man korrekt præsenterer enhver information (gennem fagter, ansigtsudtryk og intonation), er dette mere et plus end et minus. I personlig forretningskommunikation spiller indholdet af diskussionen ikke en nøglerolle, det vigtigste er at etablere kontakt og korrekt angive din holdning.

Personlig kommunikation kan bestå af ret lange monologer eller tværtimod af mere eller mindre korte fraser. I begge tilfælde er det meget vigtigt ikke bare at præsentere information, som om du skrev en synopsis, men at formidle den til en specifik samtalepartner, tilpasse sig ham. Inden du forhandler, skal du skrive de vigtigste punkter ned, du vil diskutere, men husk aldrig tale udenad - det er nødvendigt at ændre karakteren af ​​fortællingen, rækkefølgen, eksemplerne (afhængigt af lytternes reaktion).

På samme måde skal du arbejde med intonation og fagter. Hvis du mister opmærksomheden fra den anden person, så gør talen mere følelsesladet. Hvis du føler en uønsket konfrontation med din partner, så prøv at kopiere personens stillinger og bevægelser.Det er meget vigtigt ikke at være alt for tilbageholdende, ellers vil præsentationen af ​​information være kedelig, og du vil give indtryk af en usikker person.

I løbet af en personlig samtale skal du ofte spontant tage svære beslutninger. Hvis forhandlingsprocessen ikke bringer emner op, som du forventede, er det meget vigtigt at bevare roen. Prøv ikke at overreagere på problemer, svar altid roligt. Hvis du ikke umiddelbart kan bestemme, hvilken beslutning du skal træffe, kan du altid bruge lidt tid på at tænke og afveje fordele og ulemper i et afslappet miljø.

Mange problemer bliver nu løst telefonisk. Normalt er der tale om mindre præciseringer af eventuelle informationer eller organisatoriske spørgsmål: For eksempel ved et telefonopkald angiver kolleger ofte navne og nøjagtige numre, laver aftaler, giver eller modtager opgaver. Lange telefonsamtaler finder normalt kun sted i tilfælde, hvor der ikke er mulighed for at mødes personligt... Samtidig bliver videoopkald oftere og oftere brugt til mere komplet kommunikation, som har deres egne detaljer.

For en vellykket telefonsamtale, der påvirker arbejdsøjeblikke, skal følgende nuancer tages i betragtning:

• Hvis du ringer til nogen, er det vigtigt at spørge, om personen er tryg ved at tale nu. At ringe uden for åbningstiden er ikke et etikettespørgsmål i de fleste virksomheder (medmindre der er en særskilt aftale).
• Vær opmærksom på, at der kan være forstyrrelser i kommunikationen – eller at baggrundsstøj kan forstyrre samtalen. Når du taler i telefon, er det vigtigt at tale så tydeligt som muligt og ikke for hurtigt.
• Byg din tale, så den er så specifik som muligt og opfattes præcis, som du havde tænkt dig. I processen med personlig kommunikation spiller ansigtsudtryk og gestus en meget vigtig rolle - dette giver dig mulighed for bedre at forstå samtalepartnerens hints, insinuationer og bagtanker. Når du taler i telefon, er du frataget denne mulighed.
• Prøv at holde din telefonsamtale så kort som muligt. Ved vanskelige forhandlinger eller tvetydige diskussioner er en telefonsamtale sjældent egnet, så det er vigtigt kun at oplyse det vigtigste. Detaljer diskuteres bedst personligt eller ved hjælp af video.

Videoopkald i moderne virksomhedskultur begynder nu at blive brugt mere og oftere. For det første hjælper de med at opretholde kontakten med partnere fra forskellige lande og forhandle så effektivt som muligt. For det andet arbejder mange mennesker nu hjemmefra eksternt, og videoopkald gør det nemt at løse eventuelle problemer.

Hvis du står over for sådanne forretningssamtaler, er det vigtigt at være opmærksom på følgende:

• Dit udseende vil gøre en stor forskel. Selvom du er hjemme, så prøv at klæde dig på en forretningsmæssig måde.
• Find et sted i huset, hvor baggrunden er mere eller mindre neutral. I baggrunden er der et køkken, et fungerende tv eller børn, der leger, dette kan forstyrre løsningen af ​​forretningsproblemer.
• Mange mennesker bruger nu hovedtelefoner, men det er værd at huske: de giver dig mulighed for at høre samtalepartneren bedre, men de garanterer ikke, at samtalepartneren hører dig godt, hvis du taler gennem støj. Hvis du løser virksomhedsproblemer hjemmefra, så bed din familie om at være stille eller bare sidde i et separat rum.
• Foran kameraet er det især vigtigt at styre sine egne fagter og ansigtsudtryk. Kommunikationsproblemer er almindelige, billeder kan indlæses langsomt, og eventuelle uheldige ansigtsudtryk kan fremhæves.
• Hvis du diskuterer alvorlige spørgsmål, der kræver optegnelser eller dokumentation foran dine øjne, skal du forberede alt dette på forhånd (inden du ringer) og videresende det nødvendige materiale til din samtalepartner.

Mange problemer i organisationer bliver nu løst ved korrespondance.En af fordelene ved sådan forretningskommunikation er den strukturerede information. Hvis du i processen med livekommunikation ikke kan være opmærksom på visse punkter, der er vigtige for samtalepartneren (eller blot glemmer de nødvendige oplysninger), vil det i den skriftlige form være muligt at tage højde for alle nuancerne.

Hvis du kommunikerer meget med kollegaer og pennevenner, er det meget vigtigt at kunne skrive korrekt. Teksteditorer retter ikke altid grammatiske fejl korrekt, så du bør ikke stole helt på dem - hvis du ikke er sikker på stavningen af ​​et ord, så tjek dig selv med en ordbog. Man skal være forsigtig, når man sender tekstbeskeder fra telefoner og tablets - med auto-typing kan dine ord erstattes af andre, og dit budskab er simpelthen meningsløst.

Mange anser forretningskorrespondance for at være en enklere beskæftigelse end direkte forhandlinger - ja, der er altid tid til at tænke over et budskab, og i processen med en rigtig dialog skal du svare spontant. Ulempen er dog, at man ikke får en spontan reaktion fra samtalepartneren, og det er et vigtigt psykologisk aspekt.

For mere information om kulturen i virksomhedskommunikation, se nedenfor.