Resumé

Tips til at skrive et sekretær-cv

Indhold

Hvad gør en specialist?
Struktur
Hvad skal ikke specificeres?
Hvordan skriver man et følgebrev?
Prøver

Selskabssekretæren påtager sig opgaven med at organisere arbejderkollektivets og i særdeleshed virksomhedens leders aktiviteter. Dette er en assistent for virksomhedens leder, så der er ret strenge krav til kandidater til denne stilling. Lad os dvæle mere detaljeret ved spørgsmålene om at udarbejde et vellykket CV til en sekretærstilling.

Hvad gør en specialist?

Enhver sekretærs arbejde kræver evnen til hurtigt at skifte fra en type arbejdsaktivitet til en anden. Denne person udfører en række forskellige opgaver, men alle er rettet mod at hjælpe virksomhedens administrerende direktør i hans arbejde, samt spare hans arbejde og personlige tid. Traditionelt omfatter denne specialists jobfunktioner kontorarbejde, arbejde med en telefon, mini-automatisk telefoncentral og kontorudstyr, omfordeling af opkald, samt afholdelse af møder, forretningsrejser og noget andet arbejde.

Receptionist er ansvarlig for den indledende modtagelse af klienter og besøgende, kommunikation via telefon, modtagelse af faxer, samt servicesupport af lederens forhandlinger.
Administratorens jobansvar omfatter organisering af den mest effektive interaktion mellem virksomhedens ansatte, opretholdelse af orden i kontorlokalet, servicering af kontorudstyr, forsyne virksomhedens kontor med alle nødvendige papirvarer og husholdningsartikler.
Opgaverne for en personlig assistent leder er lidt anderledes. Denne specialist er altid opmærksom på kommende begivenheder.Det er på hans skuldre, at planlægningen af chefens arbejdsmøder, varetagelsen af hans personlige opgaver og mange andre opgaver, som normalt forhandles i hvert enkelt tilfælde individuelt, falder på hans skuldre.
Retsskriver normalt knyttet til en dommer - denne medarbejder deltager i retsmøder og udfører alt det nødvendige dokumentariske arbejde. Retssekretæren beskæftiger sig med arkivering af dokumenter, overførsel af materialer til kontoret, føring af referater fra retsmødet samt udsendelse af stævning. Kravene til denne stilling er meget høje: medarbejderen skal have en videregående juridisk uddannelse og erhvervserfaring på mindst 2 år.
Pressesekretær fører tilsyn med spørgsmålene om brandpræsentation, interagerer med medierne, kompilerer et udvalg af relevante nyheder. Den personlige assistent accepterer al korrespondance, udarbejder alle forretningspapirer til den første person i virksomheden, indsamler oplysninger på den ene eller anden måde i forbindelse med at træffe vigtige beslutninger og udfører også engangsordrer fra chefen.

Det har også sin egen specificitet i aktiviteterne for en notarassistent, en sekretær-oversætter samt en medarbejder i uddannelsesenheden på skolen.

Struktur

Ethvert CV består af flere blokke. Nedenfor er anbefalinger til, hvad der skal angives i hver af dem til den kommende sekretær.

Ansvar

I en udvidet version er listen over jobopgaver for enhver sekretær som følger:

modtagelse af indgående breve og ansøgninger, omfordeling af dem, overførsel til ansvarlige personer;
accept af dokumentation til underskrift af chefen;
besvare indgående telefonopkald og viderestille dem;
organisering af forretningsforhandlinger for chefen;
udarbejdelse af klager, breve og andre dokumenter efter anmodning fra chefen;
forberedelse af møder og arbejdsmøder, indsamling af det nødvendige materiale, underretning af alle deltagere i begivenheden om sted og tidspunkt for deres afholdelse, færdiggørelse af mødereferaterne;
Tilvejebringelse af tjenesteydelser til organisering af et møde med lederens gæster;
kontrol over udførelsen af ordrer fra administrationen af virksomhedens ansatte;
at forsyne virksomhedens administration med kontorartikler, kontorudstyr og andre midler, der er nødvendige for arbejdet, hvilket bidrager til personalets gnidningsløse arbejde;
modtagelse af besøgende;
vedligeholdelse af virksomhedens arkiv;
organisering af forretningsrejser for virksomhedens første person: køb af billetter samt booking af hotelværelser;
udførelse af andre ordrer.

Hvis du søger stillingen som assisterende sekretær, så vær forberedt på, at opgavelisten suppleres med dokumentverifikation, udarbejdelse af analytiske gennemgange, indsamling af materiale til rapporter og taler.

Færdigheder

En vellykket kandidat til sekretærstillingen skal have følgende færdigheder, som kan angives på CV'et:

kontorarbejde;
afholdelse af telefonsamtaler;
møde og indledende rådgivning af kunder;
opretholdelse af kontorets liv;
behandling af korrespondance;
organisering af arrangementer og forretningsmøder;
tidsstyring af hovedet;
kendskab til kontorudstyr og kontor-pc-programmer.

Hvilke kompetencer der prioriteres afhænger af virksomhedens aktivitetsområde... For eksempel, hvis du har brug for en sekretær til et lægecenter, så har du næppe brug for dyb viden om kontorarbejde og arbejdsgange, du har næppe brug for evnen til at udarbejde dokumenter for at få et visum. Denne stilling kræver evnen til at kommunikere med klienter, viden om det grundlæggende inden for lægevidenskaben, evnen til at kommunikere i telefonen i store mængder.

Præstationer

Professionelle præstationer er vigtige for enhver arbejdsgiver, blandt de mest betydningsfulde er normalt følgende punkter:

optimering af virksomhedens dokumentflow;
skabe et optimalt arbejdsklima på kontoret;
organisering af et system af interaktion mellem afdelinger;
Rejsestøtte;
koordinering af kurer- og rengøringsvirksomhedens aktiviteter.

Faglige og personlige egenskaber

En kompetent sekretær skal have så vigtige egenskaber som:

åbenhed over for kommunikation;
ansvar og fokus på resultater;
aktiv livsposition;
evne til at udføre opgaver i et multitasking miljø;
evnen til hurtigt at skifte fra en aktivitet til en anden;
mangel på dårlige vaner;
stresstolerance;
nøjagtighed og omhyggelighed;
ønsket om at bringe det påbegyndte til ende;
anstændighed;
evnen til at arbejde med personlige oplysninger;
Korrekt mundtligt og skriftligt sprog;
godt kendskab til forretningsetikette;
evnen til at agere i et team.

erhvervserfaring

Hvis du allerede har arbejdet som sekretær, så vil det ikke være svært for dig at beskrive din erhvervserfaring. Det vil være meget vanskeligere for de ansøgere, der søger arbejde inden for dette speciale for første gang. Mangel på erfaring er dog ikke en grund til at blive ked af det, du kan altid fremhæve de nøglefærdigheder, du besidder.

For eksempel kan du angive:

flydende engelsk og spansk;
besiddelse af alle grundlæggende kontorprogrammer;
viden om kontorudstyr;
Indtastning med 10 fingre (300 tegn i minuttet).

Du skal altid fremhæve dine "trumfkort" - det vil give arbejdsgiveren mulighed for at se, hvor du er stærk og blive interesseret i dit kandidatur.

Uddannelse

For at kvalificere dig til stillingen som assisterende sekretær i en velrenommeret virksomhed skal du have en videregående uddannelse. Effektiv udførelse af opgaver kræver dog ofte supplerende kurser og uddannelser i kontorarbejde, arkivering, samt træning i at arbejde med kontorudstyr... På mindre kontorer udfører sekretærer ofte opgaver som en advokatfuldmægtig eller fører regnskaber. I dette tilfælde skal du henholdsvis have en juridisk eller økonomisk uddannelse.

Ved ansøgning om stillingen som sekretær-administrator og receptionist er tilstedeværelsen af en videregående uddannelse ikke afgørende.

Hvad skal ikke specificeres?

Lad os dvæle lidt mere ved, hvad der ikke skal angives i CV'et.

Hobbyer og hobbyer... Det er ikke nødvendigt at beskrive i detaljer, hvordan du kan lide at dyrke blomster / strikke / brodere, hvis din fremtidige aktivitet ikke har noget med dette at gøre.
Al tilgængelig erhvervserfaring. Mange mennesker starter deres karriere med stillinger som sælger, pedel eller rengøringsassistent. Har du arbejdet i mere end 10 år, vil det være ganske nok at bo 2-3 steder i et lignende speciale.
Sekretæren skal have et behageligt udseende, så det er tilrådeligt at vedhæfte et foto til CV'et. Der er dog ingen seksuelle overtoner tilladt her - begrænse dig til et strengt ID-billede. Billeder i en badedragt eller på en restaurant kan være forkert gengivet.

Hvordan skriver man et følgebrev?

Et følgebrev er valgfrit, men det vil ikke desto mindre gøre et godt indtryk på en potentiel arbejdsgiver. Det er ikke værd at gentage alt, hvad der er skrevet i selve CV'et. Her skal du tilkendegive din interesse for den ledige stilling og kort understrege tilstedeværelsen af grundlæggende færdigheder og kompetencerfor at hjælpe dig med at udføre dine professionelle pligter.

I slutningen af brevet, tak for din interesse og udtryk dit oprigtige håb om et svar.