Forretningsetikette og etik

Den nuværende forretningsvirkelighed er, at kun 15 % af mellemstore og store iværksættere, der søger at styrke deres position på markedet, når målet. Det er af denne grund, at relevansen af ​​forretningsetikette bliver mangedoblet, da manglende overholdelse af dens normer af en række andre årsager ofte fører til brud på nyttige forretningsforhold.

I en bred fortolkning er etik et sæt generelle holdninger, der sigter mod at regulere sociale relationer. I overensstemmelse hermed behandler forretningsetik spørgsmål relateret til den accepterede rækkefølge og interaktionsstil inden for forretningsområdet.

Detaljerne i de etiske aspekter af forretningsforbindelser er forretningsetikette, herunder f.eks. proceduren for forhandling, regler for virksomhedsadfærd, forretningstraditioner og ritualer, elementer af underordning, omgangsformer og -stile for kommunikation og skrivning, samt spørgsmål vedr. korrekthed i omgangen med samarbejdspartnere og forretningskolleger.

Betydningen af ​​etik og etikette, som en integreret del heraf, ligger i, at de lovgivningsmæssige rammer, der er opstået som følge af langsigtet praksis, i høj grad forenkler kommunikationen og skaber en forståelig og offentligt tilgængelig kontekst i erhvervssfæren, der tillader dig til korrekt at nå mål og betydeligt spare tid.

Der er med andre ord tale om en særlig algoritme til løsning af forretningsmæssige problemer, som giver mulighed for rationelt og i konfliktfri form at opstille og med succes opnå de ønskede forretningsmål. Færdighedsniveauet i denne algoritme gør det muligt at drage direkte konklusioner om graden af ​​professionalisme hos en forretningspartner eller modstander i en forretningstvist.

I denne sammenhæng er det vigtigt at overholde følgende grundlæggende principper:

• punktlighed overalt og i alt;
• overholdelse af informationssikkerhed;
• fornuftig altruisme;
• gunstigt image svarende til forretningsmiljøet;
• Korrekt mundtligt og skriftligt sprog;
• overholdelse af reglerne for erhvervslivets talekultur.

Typerne af forretningskorrespondance er varierede, og med en vis grad af konvention kan de opdeles i to hovedtyper:

• mellemstatslig - mellem statslige organisationer, udenlandske repræsentationer og embedsmænd (forskellige notater, memoranda og andre former) - elementer af diplomatiske forbindelser;
• kommercielle - breve med semi-officiel status, der anvendes inden for forretningsforbindelser mellem institutioner og organisationer.

Stilen med at skrive et servicebrev har på trods af de sproglige og nogle traditionelle forskelle et vist fælles grundlag og en gruppe retningslinjer udviklet af den etablerede praksis. For eksempel er en række protokolkrav, bestemt af afsenderens og adressatens position, baseret på de indledende indstillinger for gensidig respekt og korrekthed. Derfor, uanset typen af ​​dokument, skal det strukturelt nødvendigvis indeholde følgende elementer:

• appel (modtagerens officielle status);
• kompliment (høflig slutning af brevet);
• Underskrift;
• dato (dag, måned, år og sted for skrivning af beskeden);
• afsenderens adresse (efternavn, jobstatus, adresse er placeret øverst eller nederst på 1. side i brevet).

Derudover er der en række bestemmelser direkte relateret til breve:

• forretningsbreve er anført på formularer eller ark papir udelukkende på forsiden;
• sider er nummereret med arabiske tal;
• beskeder er fyldt med trykt tekst;
• sletninger og rettelser i dokumentets brødtekst er uacceptable;
• dokumentet er foldet med tekst indad;
• ventetiden på svar på et brev er højst ti dage.

Et forretningsbudskab skal have en udtalt målorientering og indeholde ét spørgsmål, og hele tekstens betydning skal fuldstændigt og fuldstændigt adlyde dens indhold, hvad enten det er et aftaleforslag, en kommerciel anmodning eller blot relevant information.

Klassificeringen af ​​forretningsbudskaber er forskelligartet og afhænger af deres funktionelle og målrettede orientering. For eksempel er bogstaver:

• underretning;
• ligner;
• invitationer;
• oplysninger anmeldelser;
• Ordre:% s;
• ledsagende;
• andre typer.

I kommerciel korrespondance er de mest typiske:

• anmodninger;
• forslag;
• Ordre:% s;
• klager;
• garantibreve.

Som en af ​​formerne for virksomhedskommunikation, i definitionens snævre betydning, er breve opdelt i 2 typer - erhvervsmæssig og privat-embedsmand.

Forretning omfatter korrespondance, der cirkulerer mellem organisationer og institutioner. Et privat-officielt brev er en besked, der sendes til en institution af en privatperson, eller omvendt af en institution - til en privatperson.

Der er en række regler for at føre erhvervskorrespondance.

• Brevet skal stimulere fremkomsten af ​​forretningsinteresser hos modtageren, klart og på grundlag af overbevisende beviser, demonstrere fordelene ved partnerskabet og det uhensigtsmæssige i at bryde partnerskabet. Teksten skal have en incitament, motiverende karakter til at samarbejde.
• Overdrevne personlige følelser i et forretningsbrev er ikke den bedste måde at bevise din sag og løse problemet på.
• For at undgå at overbelaste og tilstoppe brevets tekst, bør du undgå figurative sammenligninger, metaforer, allegorier og hyperboler.
• For en klar og præcis præsentation af emnet er det bedre at bruge enkle sætninger, undgå detaljer og overdreven detaljer. Budskabets hovedidé skal understøttes af ekstremt relevante argumenter, som normalt placeres i vedhæftede filer til brevet (diagrammer, grafer, digitale data).
• I teksten skal afsnit fremhæves, som hver, repræsenterer en selvstændig tanke, begynder på en ny linje.

• I en skriftlig virksomhedsmeddelelse bør du ikke bruge beskrivende adjektiver, unødvendige præciseringer og detaljer. I slutningen af ​​skrivningen er det tilrådeligt at kontrollere dokumentet og eliminere sætninger, der ikke bærer det faktiske semantiske indhold.
• Læsefærdighed er et grundlæggende element i tekst. Tilstedeværelsen af ​​stavefejl og andre fejl i meddelelsen er uacceptabel.
• Emnet for brevet er påkrævet. Emnet i dokumenterne skal afspejles kort og præcist, det sparer tid ved læsning og karakteriserer afsenderen positivt. Sendes brevet med e-mail og indeholder særligt vigtige oplysninger, bør du give det et særligt "flag", som findes i den elektroniske tjeneste.
• God læsbarhed af teksten leveres af Arial- eller Times New Roman-skrifttyper med medium skriftstørrelse. Hvis det er nødvendigt, er kursiv eller fed nøgleideer tilladt.

• I teksten er det nyttigt at bruge underoverskrifter (3-4), som giver en lettere forståelse af den præsenterede tekst.
• Optællinger, lister og lister designes bedst ved hjælp af specielle markører.
• En virksomhedsskabelon (diagram) er en fremragende indikator for effektivitet og objektivitet i forretningskommunikation. Det er især hensigtsmæssigt i virksomhedsaspektet, da det giver dig mulighed for at skille dig ud i et gunstigt lys og respektere den påkrævede formalitet.

Strukturen af ​​et forretningsbudskab er typisk. Traditionelt indeholder det:

• introduktion;
• hoveddelen;
• konklusion.

Indledningen opsummerer formålet med brevet. Hoveddelen beskriver essensen af ​​spørgsmålet. Afslutningsvis er det ønskeligt at opsummere indholdet af hoveddelen, for eksempel i form af konklusioner. "Efterskrifter" og forskellige slags fodnoter er uønskede.

Afslutningsvis er sætninger, der ligner manipulationer i form, upassende, såsom: "Jeg håber på et gensidigt fordelagtigt partnerskab" og så videre. Det er bedre at sige farvel i et forretningsbrev med enkle sætninger - "Med venlig hilsen", "Med de bedste ønsker" og så videre.

I bunden af ​​meddelelsen er angivet: fulde navn, jobstatus, firmanavn og en underskrift. Kontakttelefonnumre er også angivet.

Tabeller og grafer er vedhæftet som en separat fil (pakke), hvilket angiver dette sidst i brevet. Hvis der er en gruppe af vedhæftede filer, er deres liste med navne angivet.

Du kan kun bruge forkortelser og specielle forkortelser, hvis du er sikker på, at modtageren helt sikkert vil forstå dem.

For at give teksten større logisk stringens og konsistens i virksomhedsordforråd, bruges følgende talemønstre som bindemidler:

• af denne grund;
• baseret på ovenstående;
• på grund af dette;
• ifølge dataene;
• Baseret på dette;
• Overvejer;
• Andet.

I det virtuelle rum er forretningsinteraktion, der repræsenterer kommunikation i miniature, specifik og kræver ikke mindre overholdelse af de relevante etiketteregler. Kompetent arbejde med skrivning, i overensstemmelse med praksis, indebærer implementering af følgende noter vedrørende volumen, sprognormer, struktur og format.

• Formlen for emnet skal helt nøjagtigt svare til det emne, der står i teksten. Dette giver dig mulighed for hurtigt at indstille læseren til den ønskede forretningsstemning.
• Den optimale mængde af et dokument sendt via e-mail passer ind i "én skærm", med den maksimale tekstvolumen - et ark i A4-format.
• Den optimale størrelse af vedhæftede filer er ikke mere end 3 MB.
• Det anbefales at "pakke" de sendte filer i standardarkiver med Zip- eller Rar-kodning. Andre er ofte blokeret under overførslen.
• Hyperlinks skal være standard (blå, understreget nedenfor).
• Svaret til adressaten skal placeres øverst, i begyndelsen af ​​brevet og ikke nederst. Dette sparer pennepartneren for unødvendig og tvungen rulning af den forrige tekst.

• Det er nødvendigt at bruge sproget i brevet, som partneren forstår så meget som muligt. Spørgsmålet om hensigtsmæssigheden af ​​at bruge fagligheder, internt virksomhedsordforråd, slangudtryk og forkortelser (især i ekstern korrespondance) i beskeden afgøres særskilt afhængigt af korrespondancepartnernes kontekst og kvaliteter.
• Det er vigtigt at informere din partner om modtagelsen af ​​hans besked - dette er et tegn på gode manerer og en del af forretningsetiketten, der viser respekt for ham.
• Svaret skal være så hurtigt som muligt. Hvis det af en eller anden grund ikke er muligt at svare hurtigt, skal partneren underrettes om modtagelsen af ​​sit brev og angive tidspunktet for svaret. En etisk og behagelig pause, før du giver et svar, er 48 timer efter modtagelse af en besked. Efter dette tidspunkt tror personen normalt, at beskeden er gået tabt eller bliver ignoreret. Overdreven pause i korrespondancen er ofte forbundet med risikoen for at miste en partner og tolkes i erhvervslivet som en overtrædelse af etiske standarder.
• I slutningen af ​​beskeden skal du placere kontaktoplysningerne, der er angivet i alle breve uden undtagelse, uanset rækkefølgen af ​​forsendelsen.
• Det er vigtigt at være særlig opmærksom på privatlivsspørgsmål under overførslen.

For mere information om forretningskorrespondance-etik, se den næste video.